PERSÓNUVERNDARSTEFNA HREYFILS

  1. ALMENNT

Bifreiðastöðin Hreyfill svf., kt. 640169-3549 Fellsmúla 26, 108 Reykjavík (hér eftir “Hreyfill”) hefur ávallt lagt áherslu á að vernda persónuupplýsingar viðskiptavina sinna og virða réttindi þeirra. Hreyfill hefur sett sér persónuverndarstefnu, þar sem kveðið er á um  hvernig persónuupplýsingar eru unnar og varðveittar, í hvaða tilgangi og hvernig þeim sé miðlað og öryggis þeirra gætt, sem byggir á gildandi lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

Persónuverndarstefnan tekur aðeins til einstaklinga, ekki lögaðila. Séu einstaklingar í forsvari fyrir viðskiptavini sem eru lögaðilar gilda ákvæði stefnunnar um vinnslu persónuupplýsinga um þá einstaklinga eftir því sem við getur átt.

„Persónuupplýsingar” eru upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling.  Sá telst persónugreinanlegur sem tengja má upplýsingar við, svo sem með tilvísun í nafn, kennitölu, netauðkenni eða einn eða fleiri þætti sem teljast til einkenna og aðgreina hann frá öðrum.  Upplýsingar sem eru ópersónugreinanlegar teljast ekki persónuupplýsingar.

Meðferð og vinnslu persónuupplýsinga fylgir viðvarandi ábyrgð. Hreyfill mun gæta þess að persónuverndarstefnan verði ávallt í samræmi við gildandi kröfur þar um.

  1. SÖFNUN OG MEÐHÖNDLUN PERSÓNU­UPPLÝSINGA

Hreyfill safnar og varðveitir persónuupplýsingar um starfsmenn, viðskiptavini, birgja og aðra þá aðila sem eiga í viðskiptum við félagið og fyrirtækinu er skylt að varðveita í samræmi við lög, samninga og samþykki hins skráða eða vegna annarra lögvarinna hagsmuna Hreyfils.

Upplýsingarnar koma ýmist beint frá hinum skráða eða félagi og/eða félagasamtökum sem hann starfar fyrir eða á aðild að, s.s. í gegnum smáforrit (“app”), vefsíðu, tölvupóst eða síma. Sem dæmi um upplýsingar sem unnar eru má nefna eftirgreint:

  1. kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer og/eða aðrar upplýsingar sem nauðsynlegar eru vegna samskipta og auðkenningar
  2. upplýsingar sem verða til í samskiptum við viðskiptavini, s.s. beiðnum um akstursþjónustu, fyrirspurnir tengdar týndum munum eða kvartanir vegna veittrar þjónustu
  3. upplýsingar frá þriðja aðila, meðal annars fyrirtækjum eða stofnunum sem búa yfir persónuuplýsingum, þ. á m. þjóðskrá og opinberum upplýsingaveitum, sbr. t.d. www.ja.is.
  4. reikningsupplýsingar og greiðslusaga sem tengjast reikningagerð og bókhaldi Hreyfils, þ. á m. upplýsingar frá Creditinfo í tengslum við ákvörðun um reikningsviðskipti

Hreyfill safnar og varðveitir upplýsingar um forsvarsmenn og starfsmenn lögaðila sem eru viðskiptavinir eða birgjar Hreyfils, að því marki sem nauðsynlegt er. Dæmi um um slíkar upplýsingar eru þær sem tilgreindar eru hér að ofan allt eftir því sem við getur átt hverju sinni.

Hreyfill safnar einungis upplýsingum sem nauðsynlegar eru í starfsemi félagsins hverju sinni.  Kjósi aðila að veita ekki persónuupplýsingar er möguleiki á því að Hreyfill geti ekki veitt þjónustu til viðkomandi.

  1. TILGANGUR OG HEIMILD TIL VINNSLU PERSÓNU­UPPLÝSINGA

Persónuupplýsingarnar eru aðeins unnar í skýrum tilgangi í samræmi við persónuverndarlög og stefnu þessa. Hreyfill safnar persónuupplýsingum um framangreinda aðila í þeim tilgangi að veita þeim aðgang að þjónustu sinni í samræmi við samninga og samskipti við hlutaðeigandi.

Vinnsla Hreyfils á persónuupplýsingum er á grundvelli samnings við viðskiptavini, á grundvelli fyrirmæla í lögum eða reglum, á grundvelli lögmætra hagsmuna Hreyfils, fyrirmæla  og/eða upplýsts samþykkis viðskiptavinar. Eftirfarandi dæmi eiga við um slíka vinnslu:

  1. skráning samskipta- og persónuupplýsinga, s.s. í bókhalds-, leigubíla- og smáforritskerfi (“app”) og netbókun Hreyfils
  2. varðveisla persónuupplýsinga á grundvelli laga um ársreikninga og laga um bókhald
  1. VARÐVEISLA PERSÓNUUPPLÝSINGA OG AFHENDING TIL ÞRIÐJA AÐILA

Hreyfill varðveitir persónuupplýsingar á meðan lögmætir hagsmunir krefjast, enda sé varðveislan ávallt í málefnalegum tilgangi.

Hreyfill kann að miðla persónuupplýsingum um viðskiptavini sína til þriðja aðila. Dæmi um slíka miðlun eru upplýsingar sem skráðar eru í tölvukerfum Hreyfils, sem hýst er af þriðja aðila, vegna þjónustu ráðgjafa sem vinna í þágu Hreyfils og vegna þjónustu innheimtuaðila við innheimtu skulda.

Hreyfill kann einnig að vera gert að afhenda upplýsingar til þriðja aðila á grundvelli heimildar og/eða skyldu í settum lögum og reglum (s.s. lögreglu), þ.m.t. úrskurða stjórnvalda og dómstóla. Í slíkum tilvikum mun Hreyfill ávallt gæta réttinda viðskiptavina.

  1. RÉTTINDI EINSTAKLINGA SEM VARÐA PERSÓNU­UPPLÝSINGAR SEM UNNIÐ ER MEÐ

Einstaklingur á rétt á því að fá upplýsingar um það frá Hreyfill hvort unnið sé með persónuupplýsingar um hann.  Einstaklingur á jafnframt rétt á því að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem unnar eru um hann, upplýsingum um tilgang vinnslunnar, viðtakendur upplýsinganna, reglur um varðveislutíma, réttindi sín og heimild til þess að leggja fram kvörtun til Persónuverndar.

Við tilteknar aðstæður getur einstaklingur krafist þess að upplýsingum um hann verði eytt, til dæmis þegar varðveisla þeirra er umfram þann tíma sem lög og reglur heimila. Einstaklingur getur átt rétt til þess að óáreiðanlegar eða rangar upplýsingar séu leiðréttar eða þeim jafnvel eytt.

Einstaklingur getur andmælt vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram á grundvelli lögmætra hagsmuna vegna sérstakra aðstæðna er varða hann.  Hreyfill svarar andmælum innan 14 daga frá móttöku þeirra. Synjun má kæra til Persónuverndar.

Einstaklingur kann að þurfa sæta takmörkunum á framangreindum réttindum á grundvelli gildandi laga og reglna.  Þá kunna hagsmunir og réttindi Hreyfils að takmarka rétt einstaklings, t.d. vegna sjónarmiða sem tengjast höfundarrétti eða annarskonar eignarréttindum, eða vegna réttinda þriðja aðila sem Hreyfill telur ganga framar réttindum viðkomandi.

  1. ÖRYGGI PERSÓNUUPPLÝSINGA

Hreyfill gætir þess í hvívetna að vernda persónuupplýsingar sem unnið er með í þeim tilgangi að koma í veg fyrir óheimila notkun, afritun, afhendingu til þriðja aðila, sem og til að fyrirbyggja að upplýsingar glatist eða séu ranglega skráðar. Persónubundnar aðgangsstýringar að persónuuplýsingum eru dæmi um þannig öryggisráðstöfun.

  1. SAMSKIPTI VIÐ HREYFIL OG PERSÓNUVERND

Hreyfill ber ábyrgð á vinnslu og meðferð persónuupplýsinga í starfsemi sinni.  Hægt er að senda fyrirspurnir, ábendingar eða athugasemdir til félagsins um meðferð persónuupplýsinga á netfangið hreyfill@hreyfill.is. Þá er einnig hægt að hafa samband í gegnum síma (588-5522) eða koma á skrifstofu félagsins að Fellsmúla 26, Reykjavík.

Komi upp ágreiningur um meðferð persónuverndarupplýsinga er unnt að senda kvörtun til Persónuverndar á netfangið postur@personuvernd.is eða með því að senda bréfpóst til Persónuverndar, Rauðarárstíg 10, 105 Reykjavík.  Sjá nánar www.personuvernd.is

  1. BREYTINGAR OG ENDURSKOÐUN Á PERSÓNU­VERNDAR­STEFNUNNI

Persónuverndarstefnan kann að taka breytingum vegna breytinga á löggjöf, starfsemi Hreyfils eða af öðrum ástæðum sem kunna að kalla á slíkt.  Breytingar á stefnunni öðlast gildi við birtingu uppfærðrar stefnu á heimasíðu félagsins, www.hreyfill.is.

Persónunverndarstefna þessi var samþykkt af stjórn Hreyfils þann 28.03.2019.